Protection des données à caractère personnel

Quelles sont les personnes concernées par la collecte de données ?

Le client, son époux/épouse et enfants, ses éventuels représentants légaux (tuteur, curateur), ses cautions, garants, mandataires, personne de contact, ou tout autre bénéficiaire(s) effectif(s).

Quand collectons-nous vos données personnelles ?

Nous vous demandons des informations lors du premier entretien afin de vous conseiller au mieux.  Si notre proposition devait donner lieu à une souscription de votre part, nous avons une obligation de suivi et de conserver des documents actualisés.  Nous serons donc amenés à vous demander des documents pour la mise a jour de votre dossier.

Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons vos données à caractère personnel :

• Pour établir un audit patrimonial. Ceci nous permet de vous proposer la meilleure stratégie en adéquation avec votre situation et votre vision d’avenir.
• Pour une souscription et la gestion d’un contrat. Nous collectons dans ce cas des éléments obligatoires ; sans ces éléments, l’ouverture de votre contrat pourrait être bloquée ou entraîner sa nullité. Vos données sont bien sûr transmises au partenaire concerné (assureur, banque, …) auprès de qui nous nous sommes assurés que toutes les mesures de confidentialité sont respectées.
• A des fins de mise a jour réglementaire et d’actualisation de votre situation tout au long de la vie du contrat. Ceci concerne notamment notre devoir de connaissance du client, et nos obligations de surveillance dans la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. L’actualisation de votre situation nous permet aussi d’ajuster la stratégie patrimoniale que nous vous avons conseillée.
• Pour créer votre compte personnel sur le site internet, et ainsi vous permettre de vous connecter à ce dernier et d’obtenir des situations de compte actualisées.

Et plus généralement pour toute correspondance avec nous par téléphone, e-mail, réseaux sociaux, forum ou tout autre moyen.

Quelles sont les données personnelles que nous collectons (* : données obligatoires) ?

Le Groupe Financière du Capitole peut être amené, dans le strict respect de l’objet de ses activités, à procéder au traitement de données concernant votre santé et a fortiori traiter vos données médicales. Sur ce point, outre le respect des principes précédemment exposés, le Groupe Financière du Capitole apporte une attention particulière aux modalités de leur collecte et à la mise en œuvre de mesures de sécurité renforcées.

Le traitement des données concernant la santé de l’assuré, données sensibles au sens de la loi Informatique et Libertés et du RGPD, est soumis à son consentement écrit et préalable. En pratique, la conclusion du contrat d’assurance vaut recueil du consentement pour le traitement des données de santé à des fins de gestion du contrat. Pour tout autre service nécessitant le traitement de ces données, un consentement spécifique est recueilli.

Vos données médicales sont couvertes par le secret médical. Elles sont uniquement destinées à notre Service Médical et à toute personne placée sous la responsabilité du Médecin Conseil.

Pour toutes autres données collectées par ailleurs, le formulaire de recueil de données décrira les règles applicables aux données ainsi collectées dans l’hypothèse où elles seraient différentes des règles figurant dans la présente politique.

Qui a accès à mes données personnelles ?

Les informations personnelles collectées par Groupe Financière du Capitole ne sont pas vendues à des tierces parties. Nous sommes parfois amenés à partager des données personnelles recueillies avec d’autres entités, à savoir :

• les membres habilités du personnel du Groupe Financière du Capitole dans le cadre de la réalisation des missions résultant des finalités identifiées ci-avant,
• les tiers habilités tels que nos partenaires, banques, assureurs qui détiennent vos contrats et avoirs, et tous autres délégataires en relation avec la gestion des contrats. Ces tiers sont eux-mêmes susceptibles d’utiliser vos données à des fins statistiques et de publicité pour vous faire parvenir des offres qu’ils jugent compatibles avec votre profil d’investisseur.
• les fournisseurs de services, en particulier ceux qui exécutent certaines fonctions pour notre compte, comme par exemple les agrégateurs de données qui regroupent les informations financières indispensables à la génération de vos situations de compte.
• Des professions réglementées tels que notaires, conseils juridiques, cabinet d’audit, experts-comptables, …, dans le cadre de mission d’études que vous nous auriez demandé.
• les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de gestion des litiges et recouvrement des créances : en cas de litige, nous sommes susceptibles de partager vos données personnelles pour la défense de nos droits;
• les administrations pour les déclarations sociales et fiscales notamment.

Nous sommes également susceptibles de divulguer vos données à caractère personnel à tout acheteur potentiel en cas de cession d’une entité du Groupe Financière du Capitole ou de ses actifs.

Nous nous réservons le droit de divulguer vos données personnelles à d’autres parties dans les cas où la loi, une disposition réglementaire en vigueur, une ordonnance judiciaire ou une réglementation nous l’impose.  Il en est de même dans le cas si cette divulgation est nécessaire dans le cadre d’une enquête, ou d’une procédure, sur le territoire national ou à l’étranger.

En plus des hypothèses listées ci-dessus, nous pouvons divulguer des renseignements non personnels à des tiers, comme des données statistiques agrégées.

Vos données personnelles collectées n’ont pas vocation à être transférées en dehors de l’Union Européenne. Pour vos données personnelles, nous privilégions un hébergement en France et nous nous assurons auprès de nos partenaires et sous-traitants qu’ils respectent ces mêmes règles.

Combien de temps mes données personnelles sont-elles conservées ?

Les données ne peuvent être conservées que pour une durée limitée, cette durée est déterminée en fonction de la finalité du traitement et de règles issues de recommandations de la CNIL ou déterminées en fonction d’obligations règlementaires.

Ainsi les données utilisées à des fins de prospection et d’information commerciale sont conservées trois ans après le dernier contact à l’initiative du client ou la fin de la relation contractuelle.

Les données nécessaires à la gestion de votre contrat et des services associés sont conservées pendant toute la durée de votre contrat et jusqu’à l’expiration des délais de prescription applicables ou conformément aux règles de conservation des documents comptables.

Conformément au Code du Commerce, les pièces comptables sont conservées pendant une durée de 10 ans suivant le dernier contact ou la fin de la relation.

Le délai de prescription en matière de droit commun et matière civile et commerciale est de 5 années.  C’est le temps que seront conservées les données de votre contrat à compter de la clôture de votre compte ou la cessation de la relation.

Certains contrats d’épargne imposent une durée de conservation des données de 30 ans.  Le délai varie de 2 à 10 ans pour les contrats de santé et de prévoyance.

Les délais relevant de législations spécifiques tels que la lutte contre le blanchiment ou le financement du terrorisme sont de 5 ans.

Ces délais sont donnés à titre indicatifs, les durées de conservation peuvent être allongées en cas de contestation, de contentieux ou pour permettre la recherche d’un bénéficiaire d’un capital décès par exemple.

En tout état de cause, elles ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire à la gestion de ces missions et des litiges susceptibles d’en résulter conformément aux règles de prescription applicables ou aux règles de conservation des documents comptables.

Les données à caractère personnel collectées pour plusieurs finalités sont conservées jusqu’à épuisement du délai de conservation ou d’archivage le plus long.

Quels sont mes droits ?

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données par courrier électronique ou postal, en indiquant vos noms, prénom, coordonnées de contact et en fournissant une pièce d’identité.

Délégué à la protection des données

Adresse courriel : dpo@gfdc.fr 

Adresse postale : Financière du Capitole – 12, av Charles de Gaulle – 31130 BALMA

Concernant les traitements mis en œuvre afin d’assurer une surveillance adaptée aux risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, en application de l’article L.561-45 du code monétaire et financier, vos demandes d’accès à ces fichiers doivent être adressées à la Commission Nationale Informatique et Libertés – 3 place de Fontenoy, 75007 Paris.
Vous disposez du droit d’accéder, de limiter ou de vous opposer au traitement de vos données personnelles.  Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous disposez également du droit de le retirer.

En matière de prospection commerciale, vous pouvez à tout moment choisir de ne plus recevoir de prospection commerciale en utilisant le lien de désabonnement figurant dans le message ou en faisant la demande à l’adresse mail ci-dessus.

En cas de démarchage téléphonique, si vous ne souhaitez pas faire l’objet de prospection commerciale, vous pouvez vous inscrire gratuitement sur la liste d’opposition au démarchage téléphonique BLOCTEL. Pour plus d’informations, vous pouvez consultez le site www.bloctel.gouv.fr

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou d’une autorité de protection des données d’un Etat membre de l’Union européenne et de définir des directives post mortem.

Toute demande concernant vos données personnelles sera appliquée dans le périmètre de nos activités, et non celles de nos partenaires chez qui vous détenez des contrats. Financière du Capitole pourra, si vous le souhaitez, transmettre toute demande concernant vos données personnelles aux partenaires qui détiennent des contrats pour votre compte.

Toutefois Financière du Capitole ne saurait être tenu responsable du défaut de prise en compte par un tiers de votre demande concernant vos données personnelles, ou plus généralement de la politique de confidentialité des données propre à chacun de nos partenaires.

La présente notice peut être amenée à évoluer dans le temps afin de protéger au mieux vos données personnelles et en fonction de l’évolution de la législation.  Dans tel cas, nous vous en informerons par l’un des canaux habituels de communication et nous vous inviterons en temps voulu à en prendre connaissance sur notre site internet.